Gestió dels espais multidisciplinaris

La gestió dels espais multidisciplinaris és potser l’element més important i alhora més problemàtic del sistema ja que sense gestió el sistema pot acabar fracassant. Gòtic Sud, pioner dels espais multidisciplinaris a Barcelona va fracassar, després de set anys d’existir, perquè no va saber afrontar amb professionalitat la gestió de l’espai.


La gestió de l’espai multidisciplinari ha de tenir en compte dues dinàmiques:

1. Funcionament organitzatiu formal: tipus de relació que s’estableix entre l’organització legal i les organitzacions residents.
   
   
2. Estructures de govern: els mecanismes i les estructures de decisió, d’execució i liderat.
   
   

Una característica comuna a tots els espais és que la gestió dels espais depèn del moment del cicle de vida en el que estiguin: varia amb el factor temps.

1. Funcionament organitzatiu formal


En tots els espais analitzats, el tipus de relació que hi ha entre l’organització formal i les organitzacions residents és una prestació de serveis.

Esquema 4: La servucció en els espais multidisciplinaris

 
Font: Els elements fonamentals del sistema de servucció adaptat als espais multidisciplinaris
(EIGLIER, P; LANGEARD, E; Servucción. El marketing de servicios. Pàg 12.;McGraw-Hill. Madrid 1989.)

L’organització formal és una empresa de serveis que realitza una prestació de serveis als clients de l’espai (les organitzacions residents) a canvi d’un cànon mensual. El cànon es determina en funció de l’espai ocupat i dels serveis que s’ofereixen. La relació contractual es realitza amb algun tipus de contracte moral: un contracte intern entre les organitzacions residents i la societat prestadora que regula les obligacions i els deures de cadascú. La gestió dels serveis és a càrrec d’un mecanisme coordinador, el personal en contacte amb el públic; i el suport físic de la prestació, el suport necessari per a la producció dels serveis, és l’espai físic de l’espai multidisciplinari.

El procés de creació de serveis es pot resumir amb el següent esquema, guia per a la descripció dels serveis en els espais multidisciplinaris:

En aquesta part de la tesina definiré les tipologies de serveis que s’ofereixen en els espais multidisciplinaris, en base a l’estudi de l’estructuració dels serveis: això és, l’anàlisi de tipologies d’ofertes de serveis i el procés de servucció aplicat als espais multidisciplinaris.

Ofertes de serveis

     Font: Elaboració pròpia
   (***) A partir de 1998.

La característica comuna a tots els espais que ofereixen serveis als grups residents és que són serveis de suport o logística. A mesura que incrementen els serveis oferts als grups es complica el sistema de gestió, perquè cada servei elemental, i en conseqüència, cada servei de la oferta empresarial té la seva pròpia servucció.

A tots els espais analitzats s’ofereix un mateix servei bàsic o de base (aquell que als ulls del client caracteritza de forma més clara i complerta el que busca): la gestió del lloguer per l’ús d’un espai i les negociacions amb els propietaris de l’immoble.


La diferència entre els espais analitzats radica en el volum i la qualitat dels serveis no bàsics oferts:

* Perifèrics (aquells que el client pot comprar com a conseqüència de la seva presència a l’empresa que té el servei de base i que no podria utilitzar si no fos usuari del servei bàsic): servei de manteniment i neteja de l’espai, ús equipaments comuns, servei de secretaria, projecció exterior del conjunt, ús marca de l’espai. A @kubik hi ha una oferta de serveis perifèrics molt estructurada, mentre que a Principal Montcada i a Pelai 1 es limita a l’ús dels equipaments comuns i al servei de neteja i manteniment respectivament. Palo Alto té previst incrementar els serveis perifèrics a la presentació en conjunt i a l’ús de la marca a partir de 1998.

*Serveis de base derivats (aquells serveis perifèrics en els que no és necessari ser usuari del servei de base per a poder-ne ser beneficiari): lloguer d’equipaments per a la celebració d’actes socioculturals. Es donen a @kubik, a Palo Alto i a Principal Montcada, en els que externs a les organitzacions residents i a l’espai poden llogar part dels espais comuns per a celebrar-hi actes de tot tipus.

*Serveis complementaris (aquells que es sumen a l’oferta de serveis bàsics, perifèrics i de base-derivats per a complementar-la i diferenciar-la de la dels competidors). Només Principal Montcada ofereix actes culturals (balls saló, sopars) especialment dissenyats pels seus membres.

2. Estructures de Govern

Font: Elaboració pròpia

L’entitat prestadora dels serveis: aspectes legals i forma jurídica.


La societat dels socis fundadors, l’organització legal, la prestadora dels serveis ha d’adoptar algun tipus de forma jurídica. A Palo Alto és una Fundació formada per set de les nou organitzacions residents i a @kubik i Principal Montcada són Societats Limitades participades pels socis fundadors. A Pelai 1 no existeix cap societat legalment constituïda.

Només a Palo Alto quasi totes les organitzacions tenien un representant en l’estructura de decisió, en aquest cas el patronat de la Fundació. A @kubik, en el moment d’efectuar l’anàlisi, s’estava proposant un procés per obrir el projecte a totes les organitzacions residents. Es barrejaven dues hipòtesis: obrir la societat limitada a nous socis o transformar-la en una Associació d’Interès Econòmic, una nova forma jurídica que fomenta la cooperació empresarial.

Respecte als objectius de les formes jurídiques, només Principal Montcada està concebuda com un negoci amb finalitats lucratives. A Palo Alto i a @kubik les formes jurídiques són sense ànim de lucre.

Estructures de DECISIÓ

Les estructures de decisió, mecanismes de presa de decisions dels espais multidisciplinaris varien amb el temps. En les dues primeres etapes, creació i expansió, a Palo Alto, les decisions referents al conjunt eren preses personalment per Mariscal; a @kubik, es discutien en assemblea oberta a tothom; a Principal Montcada eren a càrrec dels socis fundadors i a Pelai 1 les decisions les prenien personalment els tres fundadors.

Sembla que la tendència és a concentrar els mecanismes de decisió en la figura dels socis membres de l’organització legal (Fundació a Palo Alto i Societat Limitada a Principal Montcada), mentre que a @kubik es practica encara la presa de decisions participatives tot i que l’organització legal no és oberta a totes les organitzacions residents.


Estructures d’EXECUCIÓ: la gestió de la prestació de serveis

La gestió dels serveis que s’ofereixen als grups radica, en tots els espais analitzats, en un mecanisme coordinador: la figura del coordinador o gerent de l’espai. La coordinació o gerència de l’espai multidisciplinari és el que en serveis s’anomena "personal en contacte amb el públic". Aquesta funció la pot assumir algun dels socis fundadors, un professional extern remunerat o una combinació d’ambdós però en tots els casos, es una funció que varia amb el temps.

En dos dels espais analitzats -@kubik i Principal Montcada- aquesta és una funció que primer exerceixen els fundadors i els seus col·laboradors (promotors) i que amb el temps es delega a un professional extern. En els altres dos, el mecanisme coordinador encara no és una figura plenament dedicada a l’espai sino que dedica un part del seu temps a exercir la seva professió i l’altre a la gestió de l’espai multidisciplinari com a conjunt (el president de la Fundació Palo Alto és el gerent de l’Estudi Mariscal, els coordinadors de Pelai 1 són estudiants).


Les tasques de la coordinació són:

*Executives: gestió i administració de la oferta de serveis als grups i execució de les decisions preses a l’òrgan de govern.
*Facilitadores: vetllar pels principis de l’espai, promoure les relacions de cooperació i comunicació entre els grups residents.

Liderat

En tots els espais multidisciplinaris analitzats hi ha una funció de liderat clara. Ara bé, el tipus de liderat varia en relació a l’espai: a Palo Alto és de tipus carismàtic; a @kubik el liderat és temporal, aquell que predica amb l’exemple s’erigeix com a líder per un moment de temps; a Principal Montcada i a Pelai 1 el liderat l’exerceixen els fundadors.

És una característica comuna a tots els espais el fet que els fundadors assumeixen en algun moment o altre les funcions del liderat de l’espai.